四川信息职业技术学院档案管理办法（2023年修订）

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档案工作

作者：金秋汛日期：2025-05-14 浏览次数：832

四川信息职业技术学院档案管理办法（2023年修订）

第一章总则

第一条为了加强学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（2021年1月1日起施行）、《高等学校档案管理办法》（2008年8月20日教育部、国家档案局令第27号发布）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）及《高等学校档案实体分类法》等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条学校的档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学校档案工作是学校重要的基础性工作，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。各部门必须加强档案工作的领导和管理，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入本部门和有关人员的岗位责任之中，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”“四参加”“四同步”：“三纳入”即档案工作纳入学校规划和计划；纳入领导工作议事日程；纳入单位职工的经济责任制和岗位责任制中；“四参加”即档案人员参加产品鉴定会；参加科研课题审定会；参加工程项目验收会；参加设备开箱验收；“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条学校形成的各类档案，是全校师生员工劳动智慧的结晶，是党和国家的重要财富。学校对档案工作实行统一领导，统一管理的原则。

第二章档案机构与人员配备

第五条学校成立由院长担任组长，分管副院长为副组长，各部门及二级学院（以下简称各部门）等部门第一负责人为成员的档案工作领导小组，档案工作领导小组下设档案工作办公室，挂靠在学校党政办公室。

档案工作领导小组的基本任务是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并贯彻落实；

（三）组织协调各部门档案工作，对档案分室进行业务指导、监督和检查；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放利用工作；

（七）负责全校的文书（党群、行政、出版、外事）、教学、科研、声像等各类档案及有关资料的接收、整理、保管、利用等工作；

（八）负责每年定期召开档案工作会议，面向全院中层干部及专兼职档案员开展业务培训，做出工作要求。利用各种宣传活动向师生进行档案安全教育；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）开展校内外档案管理、学术研究和交流活动。

第六条挂靠在党政办下的档案室设置专职档案员，负责学校具体档案工作。

第七条各部门必须配备兼职档案员，各部门第一负责人为本部门档案工作第一责任人，要把档案工作纳入自己的职责范围，督促本部门兼职档案员认真承办本部门档案的收集、整理、预立卷、保管和移交工作。

第八条全校专、兼职档案人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱本职工作，忠于职守，遵纪守法，主动掌握有关的档案专业及科学文化知识。

第九条各部门兼职档案人员负责与本部门有关人员联系，做好档案材料的收集、整理、预立卷工作。要经常主动与档案室联系，接受业务指导和检查。

第三章文件材料的归档与移交

第十条各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。兼职档案人员应该按工作程序对本部门职务活动中形成的各种载体的档案材料，按照规定及时收集、积累。任何部门和个人不得将职务活动中形成的应当归档的档案材料据为己有。

第十一条学校对科研成果、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时，必须有档案人员（专兼职均可）参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见；没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第十二条学校档案实行按文件材料形成部门、课题组预立卷制度。纸质档案材料和电子档案材料同步归档，各部门兼职档案员应把办理完毕的文件材料及时收集、完整、预立卷。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、组织、纪检、宣传、统战等组织的各种文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的关于学科与实验室建设、招生、学籍管理，课堂教学与教学实践、教材、毕业生等工作文件材料。具体参照原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（四）学生类：主要包括高校培养的学历教育学生的校前档案（即原始档案）、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教〔2007〕26号）的相关规定执行。

（五）科研类：主要包括科研综合管理文件、项目立项、验收、课题总结、鉴定、论文、专著等材料。具体可以参考《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、DA/T2-1992《科学技术研究课题档案管理规范》附录A《科研课题文件归档范围》。

（六）基本建设类：主要包括基建综合管理文件、可行性研究报告、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建概预算、决算、材料管理等。具体可参考DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》附件：建设项目文件归档范围和保管期限表、GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》附录A《建设工程文件归档范围和保管期限表》。

（七）仪器设备类：主要包括仪器设备综合管理性文件、各种国产和国外引进的精密、贵重稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行的记录等。

（十）外事类：主要包括外事综合管理材料和学校有关人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；中外合作办学材料等等。

（十一）财会类：主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。具体可参照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔2015〕79号）、四川省档案局、四川省财政厅关于贯彻《会计档案管理办法》的意见（川档发〔2017〕11号）等规定，严格按照《四川信息职业技术学院会计档案管理办法》（川信职院财〔2017〕10号）执行。

（十二）人事类：纳入高校管理的教职工人事档案，按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、中组部《关于干部人事档案材料的通知》（组通字〔2017〕25号）相关要求执行。

（十三）特殊载体类：主要是指校领导重要活动，上级领导来校视察，兄弟单位来院参观访问，学校各方面重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动等的照片、光盘、声像、视频、实物及其它有关文字材料。

以上党群、行政、教学、科研、外事类、学生类档案详细归档范围参见附件《四川信息职业技术学院档案归档范围及保管期限表》。

第十三条各部门工作中形成的文件，由兼职档案员按归档范围、保管期限和文件材料的自然形成规律系统整理后，经部门第一负责人检查，并填写移交单一式二份，按规定时间向档案室移交。

第十四条归档的文件材料必须完整，规格统一（正式文件及发文稿用纸规格为A4，并加盖印章）、书绘工整、声像清晰。禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、复写纸书写。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

学校党群、行政、外事、教学档案整理时执行新《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）。

第十五条归档时间

（一）文书档案（党群类、行政类、出版物类和外事类档案）能按年度归档的部门文件材料应在次年三月底前归档。

（二）教学档案（另见《四川信息职业技术学院教学档案管理办法》）中的综合管理文件应在次年六月底前归档，其他各类材料完成一个周期后于当年十二月底前一次性归档。

（三）科研、基建项目、重大活动等成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

（四）仪器设备类档案在两个月内将随机全套技术资料整理归档。

（五）会计档案：另见《四川信息职业技术学院会计档案管理办法》（川信职院财〔2017〕10号）由财务部门保管两年，期满后于次年六月底前移交。

（六）声像档案的综合管理材料应在次年六月底前归档。声像载体材料应在完成制作后的两个月内归档。

（七）学生类档案在档案材料形成后两个月内归档。详见《四川信息职业技术学院学生档案管理办法》。

（八）随时接收上级规定应接收的档案。

第四章档案的管理和保管

第十六条学校的基建、人事专门档案分别由国有资产与后勤管理处、人事处自行收集、整理、保管。须严格按照上级主管部门及档案行业主管部门制定的相关业务规范标准进行收集、整理、保管，确保档案安全与完整，积极开展利用工作。学校档案室对其监督与业务指导。

第十七条学校档案室根据国家有关档案分类编号的规定，按照有关规定和原则编制本院的分类方案，分类方案要遵循文件材料形成的规律，做到分类科学。

第十八条应用计算机进行档案检索、编目、统计等，提高档案的现代化管理水平，提高开发利用档案的能力。

第十九条严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、整理室、办公室四分开，添置必要设备，具备“八防”措施。（“八防”：防火、防盗、防光、防尘、防高温、防潮湿、防污染、防有害生物）。严禁非档案人员入内，严禁存放杂物和易燃品。定期检查档案保管情况，确保档案安全。遇有特殊情况，应当立即向分管领导报告，及时处理。

第二十条档案室应当积极采用适当的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化、加工成电子档案保管。

第二十一条已经归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审核并签署意见，交档案室归档。

第二十二条单位撤销、合并或者人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。

第二十三条学校档案工作经费，应该单独立项，列入学校预算，统筹解决，以保证档案工作的需求。

第二十四条档案库房应当符合档案管理要求，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的库房，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放照片、声像等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防尘、防有害生物等必要措施。

第二十五条档案鉴定

（一）根据国家和有关部门的规定，并结合本校的具体情况，编制各类档案的保管期限表。

（二）对已到期限的档案，要组织由学校领导、档案人员和专业人员参加的鉴定小组对档案进行鉴定，对确无保存价值的档案按国家规定的程序和办法进行销毁。

第二十六条档案的统计

（一）档案统计工作是科学管理档案的一个重要环节。因此，统计数据要以原始记录为依据，做到准确可靠。

（二）档案室应当认真执行统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况。

（三）档案统计的范围是：

1.室藏量的统计；

2.各类档案的统计；

3.查全率、查准率、归档率、准确率的统计；

4.利用效果的统计；

（四）各类档案的基本情况要定期进行统计，统计内容要准确、数字要真实、上报要及时。

第五章档案的开放、利用与公布

第二十七条档案室所保存的档案，主要供本校利用。若其他单位或个人需要查阅，应持介绍信，经学校党政办公室主任同意后，方可查阅。若需利用的档案涉及重大问题和国家秘密，须报经院领导批准。

第二十八条积极主动做好学院档案信息资源开发利用工作。参与校内外编史修志工作，编写重要参考资料，包括学院全宗介绍、组织机构沿革、大事记、荣誉汇编、发文汇编、档案规章制度汇编等。更好地为学校教学、科研和党政管理服务。

第二十九条学院档案室应采取多种形式，积极开展档案的宣传工作。

第三十条查阅、摘录、复制的档案，应当经部门主管领导批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，同时报请分管院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院负责保密工作部门批准。

未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布:

1．涉及国家和单位秘密的;

2．涉及专利或者技术秘密的;

3．涉及个人隐私的;

4．档案形成部门规定限制利用的。

第三十一条档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经分管院领导批准。

加盖档案室公章的档案纸质件，与原件具有同等效力。

第三十二条档案的借阅利用，按《四川信息职业技术学院档案借阅利用制度》执行。应设置阅览室，配置必要的复制设备，为利用者提供方便，更好地发挥档案的作用。

第三十三条学校档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

第六章奖励与处罚

第三十四条学校应建立检查、考核和评估制度，对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰和奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十五条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员或相关责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第三十六条本办法由学校党政办公室负责解释，自印发之日起执行。原《档案管理办法》（川信职院办〔2007〕7号）文件废止。

附件2

档案归档范围及保管期限

党群类档案归档范围及保管期限

序号	归档范围（收集范围）	涉及单位（部门）
1	上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本院的则永久保存）	党政办公室
2	本院党代会文件材料	党政办公室
	（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等【永久】	党政办公室
	（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等【30年】	党政办公室
	（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样【10年】	党政办公室
3	本院党委会、常委、党委扩大会、书记院长碰头会、民主生活会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件【永久】	党政办公室
4	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）【永久】	党政办公室
5	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知【永久】	党政办公室
6	以党委名义召开的工作会议材料【永久】	党政办公室
7	院党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料【永久】	党政办公室
8	党委负责人在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿【永久】	党政办公室
9	党委工作简报、情况反映、工作信息【永久】	党政办公室
10	党委大事记【永久】	党政办公室
11	党群系统启用印章的文件及印模及旧印章【永久】	党政办公室
12	党群系统重要统计材料【永久】	党政办公室
13	党委向上级有关部门的请示【永久】	党政办公室
14	各党总支、直属党支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复【30年】	各党总支、直属支部
15	党委保密、秘书工作的有关材料【30年】	党政办公室
16	重要的群众来信来访及处理材料（有领导批示和处理结果的永久）	党政办公室
17	党委与有关单位联系、协调工作的来往文件【30年】	党政办公室
18	党总支部、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表【30年】	各党总支、直属支部
19	各党总支、直属支部党建工作、党风廉政反腐及有关材料【30年】	各党总支、直属支部
20	各党总支、直属支部人员奖励及有关材料【30年】	各党总支、直属支部
21	党总支部、直属支部活动材料【10年】	各党总支、直属支部
22	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	党政办、各党总支、直属支部
1	上级关于纪检、监察工作的文件普发的【30年】针对本院的【永久】	纪委办公室、检监察处
2	纪检、监察工作计划、报告、总结、统计报表、调查材料【永久】	纪委办公室、检监察处
3	纪检、监察工作规章制度【30年】	纪委办公室、检监察处
4	纪检、监察会议记录【永久】	纪委办公室、检监察处
5	群众来信来访及处理意见（主要指教师、学生申诉材料且有领导批示或处理结果的）【10年】	纪委办公室、检监察处
6	项目立项、审批表、招投标记录【30年】	纪委办公室、检监察处
7	纪检、监察处立案调查、处理的材料【30年】	纪委办公室、检监察处
8	个人廉政承诺书【10年】	纪委办公室、检监察处
9	以学院纪检、监察处文号编制的文件【永久】/【30年】	纪委办公室、检监察处
10	党员处分、复查材料【30年】	纪委办公室、检监察处
11	其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	纪委办公室、检监察处
1	上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等普发的【30年】针对本院的【永久】	党委组织部
2	本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料【永久】	党委组织部
3	落实政策的有关材料【30年】	党委组织部
4	本院组织机构设置、变动报告及决定、批复、通知【永久】	党委组织部
5	干部任免、申报、调动、离休、享受待遇的报告、决定、通知、批复等材料（上级批准的要附任免呈报表）【永久】	党委组织部
6	各党总支、直属党支部改选的报告、审批材料【30年】	党委组织部
7	各党总支、直属党支部委员名册【30年】	党委组织部
8	教职工、学生党员名册【30年】	党委组织部
9	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料【30年】	党委组织部
10	组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料【30年】	党委组织部
11	党员情况统计报表【永久】	党委组织部
12	学院中层及以上干部年度考评材料【永久】	党委组织部
13	学院中层及以上干部名册【永久】	党委组织部
14	新党员、预备党员转正的名册【30年】	党委组织部
15	党组织情况统计年报表【永久】	党委组织部
16	党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根【30年】	党委组织部
17	先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料【永久】	党委组织部
18	出席市级以上党代会代表名单、登记表【永久】	党委组织部
19	干部奖惩、考核、党员干部教育、党校工作形成的文件材料及离休干部材料【30年】	党委组织部
20	以学院组织部文号编制的文件【永久】/【30年】	党委组织部
21	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	党委组织部
1	上级关于宣传工作的文件【30年】	党委宣传统战部
2	本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结【永久】	党委宣传统战部
3	政治理论学习的决定、通知、计划、总结【30年】	党委宣传统战部
4	教职工政治思想工作动态及调查材料【30年】	党委宣传统战部
5	反映本院重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表【永久】	党委宣传统战部
6	报刊、简报【永久】	党委宣传统战部
7	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	党委宣传统战部
1	上级关于统战工作的文件【30年】	党委宣传统战部
2	本院统战工作计划、决定、报告、通告和总结【永久】	党委宣传统战部
3	港、澳、台和侨务、少数民族工作材料【30年】	党委宣传统战部
4	各民主党派、党外人士的情况登记表、名册及有关材料【30年】	党委宣传统战部
5	统战工作情况调查、典型材料、统计报表【30年】	党委宣传统战部
6	统战工作的重要会议记录【30年】	党委宣传统战部
7	本院各级人大代表、政协委员名单（册）、登记表及审批材料【永久】	党委宣传统战部
8	各名主党派任免（本院教职工）干部的通知【永久】	党委宣传统战部
9	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	党委宣传统战部
1	上级有关工会工作的文件【30年】	工会
2	工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、重要统计【永久】	工会
3	职工代表大会的有关文件	工会
	（1）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选择结果报告及上级批复、重要的声像材料【永久】	工会
	（2）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要的贺电贺信、提案及办理结果【30年】	工会
	（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证、选票式样【10年】	工会
4	表彰工会工作先进集体、个人的获奖材料、名单【30年】	工会
5	处分工会会员的有关材料【30年】	工会
6	工会委员会会议记录、纪要【30年】	工会
7	工会会员名册及各分工会干部名册【30年】	工会
8	会员名册【30年】	工会
9	妇女工作材料【30年】	工会
10	家属工作材料【30年】	工会
11	重要数据统计【永久】	工会
12	各类普选及普查工作材料【10年】	工会
13	以学院工会文号编制的文件【永久】/【30年】	工会
14	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	工会
1	上级关于共青团工作文件【30年】	团委
2	本院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件、照片）【永久】	团委
3	本院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）【永久】	团委
4	团委工作计划、报告、总结及规章制度、统计材料【30年】	团委
5	团委工作典型调查材料【30年】	团委
6	表彰和奖励先进团支部、优秀团干部、优秀团员的材料【30年】	团委
7	处分团员的材料及复查材料【30年】	团委
8	批准入团、离团材料及名单【30年】	团委
9	团委会议记录【30年】	团委
10	团委、团支部、学生会干部任免通知【30年】	团委
11	团干部名单【30年】	团委
12	团员名单【30年】	团委
13	学生会文件、材料【30年】	团委
14	本校学生组织参与的各种学会、社团有关材料【30年】	团委
15	团委牢头进行的重大活动的有关材料【30年】	团委
16	以学院团委文号编制的文件【30年】	团委
17	勤工俭学、社会实践有关材料【10年】	团委
18	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	团委
1	上级有关学生思想政治工作的文件【30年】	党委学生工作部
2	本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例【永久】	党委学生工作部
3	学生处学生思想政治工作计划、报告、总结【永久】	党委学生工作部
4	关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件【30年】	党委学生工作部
5	各系学生思想政治工作人员名单【30年】	党委学生工作部
6	关于学生政治思想工作的管理文件、文化素质教育材料【30年】	党委学生工作部
7	学校宣传教育、学生思想工作的各类统计资料【30年】	党委学生工作部

行政类档案归档范围及保管期限

序号	归档范围（收集范围）	涉及单位（部门）
1	上级有关高校行政管理的综合性文件【30年】	党政办公室
2	非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等【10年】	党政办公室
3	全校性的规章制度【永久】	党政办公室
4	学校年度、学期工作计划、总结、报告【永久】	党政办公室
5	院长书记碰头会、院长办公会议记录、决定、纪要及会议审议、讨论通过的文件【永久】	党政办公室
6	全校性的工作会议、座谈会文件【30年】	党政办公室
7	校领导在校内重要会议上的讲话和参加校外会议发言稿及声像材料【30年】	党政办公室
8	本校教育事业发展规划、计划及上级批复【永久】	党政办公室
9	学校评估、示范建设等材料（迎接检查时集中形成的材料，单独立卷作为专题案卷保管）【永久】	党政办公室
10	本校向上级的请示及批复【永久】	党政办公室
11	学年报表、综合统计及统计资料汇编【永久】	党政办公室
12	校内各单位（部门）的请示及学校的批复【30年】	党政办公室
13	启用印章的文件和印模【永久】	党政办公室
14	停止使用的印章、印模【30年】	党政办公室
15	本校历史沿革、概况介绍、情况介绍【永久】	党政办公室
16	本校大事记、年鉴、简报、信息、动态等【永久】	党政办公室
17	各级机关领导人来院视察、检查工作时的题词、讲话、报告等及声像材料【永久】	党政办公室
18	校庆工作材料	党政办公室
	（1）校庆工作重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、会议记录、纪念品、声像材料等【永久】	党政办公室
	（2）校庆活动一般材料【30年】	党政办公室
19	本校著名专家在院外重要会议上的讲话稿及声像材料【30年】	党政办公室
20	校史工作材料【永久】	党政办公室
21	校友工作材料【30年】	党政办公室
22	网络中心工作材料【30年】	党政办公室
23	有学校处理意见的群众来信来访材料【30年】	党政办公室
24	普选工作材料【30年】	党政办公室
25	上级与本校、各部（处）、科室的来文去文【30年】	党政办公室
26	车辆工作有关文件材料【10年】	党政办公室
27	学校及各部（处）科室、系与各单位签定的合同【10年】	党政办公室
28	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）【30年】	党政办公室
29	学生处分材料【30年】	党政办公室
30	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	党政办公室
31	各二级学院、处、科室会议记录、纪要、简报【30年】	各二级学院、处、科室
32	各二级学院、处、科室工作计划、总结、报告【30年】	各二级学院、处、科室
33	各二级学院、处、科室开展各种学术活动的文件材料【30年】	各二级学院、处、科室
34	各二级学院、处、科室与国内单位协作的材料【30年】	各二级学院、处、科室
1	上级机关有关人事工作的文件【30年】	人事处
2	本校人事工作规章制度【30年】	人事处
3	人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录【永久】	人事处
4	关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复【永久】	人事处
5	关于校内机构设置、变化的文件材料【永久】	人事处
6	人事处权限内的干部任免文件及名册【永久】	人事处
7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料【永久】	人事处
8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料【永久】	人事处
9	教职工动态月报【30年】	人事处
10	师资培养、管理工作计划、规定、总结【永久】	人事处
11	教师进修计划、安排、总结【30年】	人事处
12	教师工作量的规定及执行情况【30年】	人事处
13	教师业务考核材料【30年】	人事处
14	人事工作各类统计表、报表【永久】	人事处
15	教职工名册登记表【永久】	人事处
16	干部名册、教研室正副主任名册【永久】	人事处、组织部
17	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（要求附审批表）【30年】	人事处
18	教职工工资调整材料、名册【30年】	人事处
19	教职工转正定级材料【30年】	人事处
20	教职工院内调动材料【30年】	人事处
21	教职工录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系的介绍信）【30年】	人事处
22	教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系的介绍信存根）【30年】	人事处
23	教职工援外和支援边远地区材料【10年】	人事处
24	教职工退职、离职和出国的有关材料【30年】	人事处
25	教职工复职、除名的处理材料【30年】	人事处
26	教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料【30年】	人事处、离退处
27	教职工退休后重新工作的材料【30年】	人事处
28	教职工福利工作材料【30年】	人事处
29	教职工商调函件【30年】	人事处
30	聘用临时工有关材料【30年】	人事处
31	以院人字文件编制发布的文件【永久】/【30年】	人事处
32	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	人事处
1	上级有关审计工作的文件	审计处
2	本校审计工作方面的规章制度【30年】	审计处
3	本校审计工作方案、计划、总结【30年】	审计处
4	本校审计工作统计年报及重要报表【30年】	审计处
5	审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意见和部门、单位下达的行文，以及审计意见书和移交处理书等审计公文【30年】	审计处
6	审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的局面说明、审定审计报告的记录、证据、审计工作底稿【30年】	审计处
7	审计工作方案、检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录【30年】	审计处
8	有关审计项目的请示报告、批示和会议记录【30年】	审计处
9	重要的来信来访及来访纪录【30年】	审计处
10	罚款、没收款、扣缴款、停止拨款、贷款、冻结银行存款、封存帐册等文书及回执【30年】	审计处
11	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【30年】	审计处
1	上级有关公安保卫工作的文件【30年】	保卫处
2	本院公安保卫工作方面的规章制度【30年】	保卫处
3	本院公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表【永久】	保卫处
4	校内突发事件的现场记录、处理措施记录及相关照片【30年】	保卫处
5	本校师生员工案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复、判决书【30年】	保卫处
6	本校师生员工的平反、复查处理结论及上级的批复【30年】	保卫处
7	重点部门的公安保卫、消防工作材料【30年】	保卫处
8	关安全、防火方面的材料【30年】	保卫处
9	上级有关武装、人防、军训工作的文件【30年】	保卫处
10	本校社会治安、综合治理、法治、维稳文件材料【30年】	保卫处
11	保卫处工作统计年报及重要报表【30年】	保卫处
12	保卫工作简报【30年】	保卫处
13	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【30年】	保卫处
1	上级有关后勤管理工作的文件【30年】	国有资产与后勤管理处
2	上级有关国有资产工作的批复【30年】	国有资产与后勤管理处
3	本校国有资产与后期管理处各项工作规章制度【30年】	国有资产与后勤管理处
4	爱国卫生、公费医疗、保健工作、计生工作的计划、总结、规定、通知等文件【30年】	国有资产与后勤管理处
5	本校后勤管理工作计划、报告、决定、总结、重要统计【30年】	国有资产与后勤管理处
6	本校国有资产管理工作计划、报告、决定、总结、重要统计【永久】	国有资产与后勤管理处
7	有关土地、房产纠纷的往来文书及处理结果【永久】	国有资产与后勤管理处
8	教职工住房产权管理的工作材料【永久】	国有资产与后勤管理处
9	防震、防汛治理工作的文件材料【永久】	国有资产与后勤管理处
10	师生员工健康状况调查材料及统计表【永久】	国有资产与后勤管理处
11	伙食团工作的有关材料【10年】	国有资产与后勤管理处
12	校园绿化工作有关材料【10年】	国有资产与后勤管理处
13	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	国有资产与后勤管理处
1	上级有关图书、情报、档案、工作文件【30年】	党政办公室、教务处
2	档案、图书工作的规章制度【30年】	党政办公室、教务处
3	档案、图书工作计划、报告、总结、请示与批复【30年】	党政办公室、教务处
4	档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报【永久】	党政办公室、教务处
5	档案、图书定级、目标管理考评工作文件材料【永久】	党政办公室、教务处
6	档案管理交接清单、档案鉴定销毁清册、报告【永久】	党政办公室、教务处
7	档案一次、二次、三次文献加工编研材料（档案指南、全宗介绍等）【永久】	党政办公室、教务处
8	档案、图书工作会议材料【30年】	党政办公室、教务处
9	档案、图书部门与校外交流的有关材料【30年】	党政办公室、教务处
10	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】/【30年】	党政办公室、教务处

教学类档案归档范围及保管期限

序号	归档范围（收集范围）	涉及单位（部门）
1	上级下达的有关教学工作的文件材料【30年】	教务处
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法【永久】	教务处
3	学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、专业规划、调研报告、简报、总结【永久】	教务处
4	教学检查（院督导组计划、总结、听课笔记）、评估和各级优秀教学质量评奖材料【长期】	教务处、质量评估与目标管理处
5	本、专科联合办学材料【长期】	教务处
6	新教师培训、老带新资料【长期】	教务处
7	授课计划、精品课程、说课比赛资料【长期】	教务处
8	多媒体教学工作方面的材料【长期】	教务处
9	各类教学工作统计报表及其他具有保存价值的文件材料、实物和声像资料【永久】或【长期】	教务处
10	以学院教字文号编制的文件【永久】或【长期】	教务处
1	有关学科、专业设置、专业调整、实验室建设的请求、报告、批复等文件材料【长期】	教务处、各二级学院
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料【永久】	教务处、各二级学院
3	重点学科、专业、实验室建设材料【永久】	教务处、各二级学院
4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料【长期】	教务处、各二级学院
5	学科、专业、实验室建设统计报表【永久】	教务处、各二级学院
1	上级有关招生工作的文件材料【长期】	招生就业处
2	招生计划、规定、生源计划等【长期】	招生就业处
3	新生录取材料及新生名单【长期】	招生就业处
4	招生宣传、招生工作总结【短期】	招生就业处
1	新生入学登记表【永久】	各二级学院
2	学生学籍卡片【永久】	各二级学院
3	学生成绩总册【永久】	教务处
4	在院学生名册【永久】	教务处
5	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）【长期】	教务处
1	各专业教学计划、教学大纲【永久】	教务处
2	课程建设要求及安排、院历表、课表【长期】	教务处
3	各系、科、专业课程试题库【长期】	教务处、各二级学院自存
4	典型教案、重要备课记录【长期】	教务处、各二级学院自存
5	各系部教学检查（督导）、教学实习、生产实习计划、总结及有关材料【短期】	教务处、各二级学院自存
6	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料【短期】	教务处、各二级学院自存
1	上级有关毕业分配的文件材料【长期】	招生就业处
2	大学生就业工作规章制度【长期】	招生就业处
3	毕业生工作计划、决定、报告、总结、重要统计【长期】	招生就业处
4	就业报到证存根领取签收册【长期】	招生就业处
5	毕业生分配方案及调配派遣名册【永久】	招生就业处
6	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料【长期】	招生就业处
7	优秀毕业生名单【长期】	招生就业处
8	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料　【永久】或【长期】	招生就业处
1	自编、主编教材【长期】	教务处
2	各系各专业使用教材目录【长期】	教务处
3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集【长期】	教务处
4	其他有保存价值的自编参考资料（包括声像材料）【短期】	教务处
1	二级学院收到的上级关于本院教学工作的文件【长期】	各二级学院自存
2	二级学院会议记录、纪要、简报【长期】	各二级学院自存
3	二级学院工作计划、决定、报告、总结【长期】	各二级学院自存
4	二级学院开展各种学术活动的文件【长期】	各二级学院自存
5	二级学院与国内单位协作的材料【长期】	各二级学院自存
6	有关教职工、学生运动会的材料（限体育部）【长期】	各二级学院自存
7	二级学院有关现代教育的技术资料、图纸等材料【长期】	各二级学院自存
8	二级学院其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【长期】	各二级学院自存
1	上级关于成教工作的文件【长期】	社会服务与国际教育学院
2	成教工作的计划、总结【永久】	社会服务与国际教育学院
3	成教工作的统计材料【永久】	社会服务与国际教育学院
4	成教教学规划、实施计划、会议记录、调研报告【永久】	社会服务与国际教育学院
5	有关学籍管理的规定、办法【长期】	社会服务与国际教育学院
6	学生学籍卡及成绩表【永久】	社会服务与国际教育学院
7	学生学籍变更材料（降级、转学、复学、退学等）【长期】	社会服务与国际教育学院
8	学生奖惩材料【长期】	社会服务与国际教育学院
9	教学计划、方案、大纲【长期】	社会服务与国际教育学院
10	审核发放毕业生证书、学位证书名册【永久】	社会服务与国际教育学院
11	与外单位签订的重要协议书、合同【长期】	社会服务与国际教育学院
12	成教教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料【长期】	社会服务与国际教育学院
13	成教联合办法、非学历教育的培训班、进修班材料【长期】	社会服务与国际教育学院
14	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【永久】或【长期】	社会服务与国际教育学院
1	上级关于学生工作的文件【长期】	学生工作处
2	本校学生工作的规章制度【长期】	学生工作处
3	学生工作计划、报告、决定、总结、重要统计【永久】	学生工作处
4	学生工作典型调查材料【长期】	学生工作处
5	勤工俭学的有关材料【长期】	学生工作处
6	学生的奖励材料（奖学金、助学金评定办法）【长期】	学生工作处
7	优秀毕业生、优秀班级评选材料（优秀个人审批表入学生个人档案）【长期】	学生工作处
8	毕业生集体照片【永久】	各二级学院
9	毕业生名册（二级学院签字盖章）【长期】	各二级学院
10	学生违纪处分材料【长期】	学生工作处
11	学生军训的有关工作【长期】	学生工作处
12	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料【长期】	学生工作处

科研类档案归档范围及保管期限

序号	类目名称（收集范围）	涉及单位（部门）
1	科研行政管理文件材料【长期】	科技处
2	科研计划管理文件材料【长期】	科技处
3	科研成果管理文件材料【长期】	科技处
4	科研经费管理文件材料【长期】	科技处
5	申报材料及有关批复【长期】	科技处
6	学生工作（学术活动）材料【短期】	科技处
1	开题报告与课题调研论证材料【长期】	科技处
2	任务书、合同、协议书【永久】	科技处
3	课题研究计划、设计【长期】	科技处
4	计划执行情况、计划调整或撤销报告【短期】	科技处
5	课题投资和预决算材料【短期】	科技处
6	实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）【永久】	科技处
7	数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果等）【永久】	科技处
8	设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）【永久】	科技处
9	研究工作阶段小结、年度报告【长期】	科技处
10	配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等【永久】	科技处
11	样品、标本等实物的目录【永久】	科技处
12	研究报告、研制报告【永久】	科技处
13	论文专著【永久】	科技处
14	工艺技术报告【永久】	科技处
15	技术诀窍报告【永久】	科技处
16	专家评审意见【永久】	科技处
17	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）【长期】	科技处
18	鉴定证书【永久】	科技处
19	推广应用意见【长期】	科技处
20	课题工作总结【长期】	科技处
21	科研成果登记表、报告表【永久】	科技处
22	专利申请书或证书原件或影印件【永久】	科技处
23	成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用材料【永久】	科技处
24	取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料【长期】	科技处
25	成果宣传报道材料【短期】	科技处
26	对外学术交流材料【长期】	科技处
1	科研成果奖励申报与审批材料【永久】	科技处
2	科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件【永久】	科技处

学生类档案归档范围

序号	归档范围（收集范围）	涉及单位（部门）
1	高中毕业生登记表（必备）	学生自带或邮寄
2	普通高校招生考生报名登记表（必备）	学生自带或邮寄
3	普通高校招生考生体检表（必备）	学生自带或邮寄
4	大学生入学健康体检表（必备）	各二级学院
5	大学生军训鉴定表	各二级学院
6	入团申请、志愿书等	学生自带或邮寄
7	转专业文件	学生自带或邮寄
8	休学文件（必备）	各二级学院
9	复学文件（必备）	各二级学院
10	退学文件（必备）	各二级学院
11	处分文件（必备）	各二级学院
12	保留学籍文件（必备）	各二级学院
13	入党申请、志愿书	各二级学院
14	入党积极分子登记表	各二级学院
15	国家励志奖学金申请表	各二级学院
16	国家奖学金申请表	各二级学院
17	校奖学金申请表	各二级学院
18	优秀团干登记表	各二级学院
19	三好学生登记表	各二级学院
20	优秀学生干部登记表	各二级学院
21	国家助学金申请表	各二级学院
22	高校实习鉴定表（手册）	各二级学院
23	高校优秀毕业生登记表	各二级学院
24	高校毕业生体检表（必备）	各二级学院
25	全国普通高校本专科毕业生就业通知书（必备）	各二级学院
26	四川信息职业技术学院学生学籍卡（必备）	各二级学院
27	四川信息职业技术学院毕业生登记表（必备）	各二级学院
28	四川信息职业技术学院学生成绩单（必备）	各二级学院

外事档案归档范围及保管期限

序号	条款（收集范围）	涉及部门
1	上级关于外事工作的文件材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
2	学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
3	外事工作统计表等【短期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
4	外事工作会议材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
1	上级对出国（境）人员的文字材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
2	国际学术会议论文【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
3	投寄国外的学术论文【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
4	出国（境）人员考察、访问材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
5	出国（境）讲学、研究人员有关材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
7	国际比赛、竞赛材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
1	上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
2	外国各界人士来校参观访问的文件材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
3	外籍教师、专家及友好人士来校讲学的讲稿材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
4	来校进修、短期培训研究的外籍人士的有关材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
5	国际比赛、竞赛材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
1	授予外籍人员名誉称号的材料【永久】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
2	双方互赠的礼品、纪念品【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院
3	国际会议的有关材料【长期】	党政办公室、社会服务与国际教育学院